W sytuacji wprowadzonego na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 (rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii - Dz. U. z 2020 r., poz. 491 ze zm.), zapewnienie dostępności do nieodpłatnych usług pomocy prawnej, poradnictwa obywatelskiego i mediacji jest szczególnie potrzebne.
Aktualnie wiele osób doświadcza trudności i problemów, których rozwiązanie wymaga wiedzy i doświadczenia. Pomimo wyzwań organizacyjnych zapewnienie dostępu do pomocy jest szczególnie ważnym zadaniem. Konieczna jest realizacja zadań określonych w ustawie zdnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 294 ze zm.) w sposób zapewniający bezpieczeństwo beneficjentom i wykonawcom usług.
Zgodnie z § 10 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, w okresie obowiązywania stanu epidemii wykonywanie zadań przez urząd administracji publicznej lub jednostkę organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym może podlegać ograniczeniu polegającym na wykonywaniu:
1) wyłącznie zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom;
2) określonych zadań przez ten urząd lub jednostkę w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów.
Decyzję o rodzaju i formie wprowadzanych ograniczeń podejmuje kierownik urzędu administracji publicznej lub kierujący jednostką organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym, zawiadamiając o tych ograniczeniach, w drodze ogłoszenia, na stronie podmiotowej urzędu lub jednostki, a także przez wywieszenie ogłoszenia w siedzibie urzędu lub jednostki.
Zapewnienie dostępu do nieodpłatnych usług pomocy prawnej, poradnictwa obywatelskiego i mediacji wymaga organizacji udzielania porad w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów.
Obsługa interesantów powinna odbywać się z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość (np. telefon, e-mail, komunikatory internetowe).
Ministerstwo Sprawiedliwości informuje zatem o konieczności podjęcia następujących działań dotyczących wykonywania zadań określonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej:
- zapewnienie dostępu do nieodpłatnych usług pomocy prawnej, poradnictwa obywatelskiego i mediacji wymaga organizacji ich świadczenia za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość (np. telefon, e-mail, komunikatory internetowe). W tym zakresie powinno się postępować analogicznie jak w przypadku udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego w stosunku do osób, o których mowa w art. 8 ust. 8 ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. W szczególności zastosowanie znajdzie § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2492), zgodnie z którym części B karty pomocy nie przekazuje się osobie uprawnionej w przypadku udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego poza punktem lub za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość. Po udzielonej nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczonym nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim osobę uprawnioną informuje się o możliwości przekazania anonimowej opinii o udzielonej nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczonym nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim pod wskazanym numerem telefonu lub adresem poczty elektronicznej lub listownie, bezpośrednio do komórki organizacyjnej starostwa powiatowego obsługującej pod względem organizacyjno-technicznym zadanie, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy. Anonimowa opinia jest dołączana do części B karty pomocy wypełnionej w zakresie danych zawartych w pkt 1. Przepisy 8 ust. 9 oraz § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia stosuje się odpowiednio. Udzielenie świadczeń za pomocą środków porozumiewania się na odległość powinno znaleźć odzwierciedlenie w karcie pomocy poprzez zaznaczenie tego faktu w pozycji 7 lub 8 części A oraz poprzez zaznaczenie odpowiedniej rubryki z pozycji 20 części A karty pomocy;
- tymczasowe zawieszenie przez starostów działalności punktu nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego lub mediacji jest uzasadnione tylko koniecznością organizacji udzielania porad w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów (tj. za pośrednictwem np. telefonu, e-mail, komunikatorów internetowych itp.);
- tymczasowe zawieszenie działalności punktów wymaga zachowania poniższych warunków:
a) poinformowania osób korzystających z pomocy o zawieszeniu działalności punktu poprzez zamieszczenie o tym informacji w widocznym miejscu oraz poinformowanie osób uprawnionych (o ile jest to możliwe) telefoniczne lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej o odwołaniu już umówionych wizyt w punkcie,
b) informacja powinna zawierać: okres zawieszenia działalności, przewidywany termin przywrócenia działania punktu, adresy najbliższych funkcjonujących punktów w powiecie (jeśli takie są),
c) dodatkowo w przypadku zdecydowania się na udzielanie pomocy za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość (np. telefon, e-mail, komunikatory itp.) należy poinformować o możliwym sposobie uzyskania nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość od wykonawców,
d) w wyjątkowej sytuacji uzasadnionej brakiem dostępu do Internetu osoba potrzebująca nieodpłatnej pomocy prawnej lub porady obywatelskiej może złożyć wniosek o uzyskanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego wraz z oświadczeniem ustnie przez telefon, a fakt ten powinien zostać niezwłocznie odnotowany przez osobę odbierającą oświadczenie w formie notatki służbowej. W notatce należy zamieścić następujące dane osoby potrzebującej pomocy: imię, nazwisko, adres, numer PESEL (w przypadku braku numeru PESEL - numer paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość) oraz datę złożenia oświadczenia. W notatce należy również wskazać przyczyny uzasadniające odstąpienie od pisemnej formy oświadczenia.
Za niedopuszczalną należy uznać sytuację zawieszenia działalności punktów trwającą dłużej niż jest to konieczne do sprawnej organizacji udzielania porad w sposób gwarantujący bezpieczeństwo zarówno beneficjentom jak wykonawcom usług nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego i nieodpłatnej mediacji.